Nutzung der E-Rechnung

Wir wollen Ihnen in den kommenden Wochen einen Einblick über die elektronische Rechnungslegung bieten. In unseren Artikeln zeigen wir Ihnen die aktuelle rechtliche Lage in Österreich und wie Sie in Ihrem Unternehmen die elektronische Rechnung einführen und umsetzen können. Die elektronsiche Rechnung biete in vielerlei Hinsicht einsparungspotential so kann im Durschnitt von einem wirtschaftlichen Einsparungspotential von ca. 6,40EUR *1) pro Rechnung ausgegangen werden!

 

Was ist eine E-Rechnung?

Man versteht unter der elektronischen Rechnung nicht zwingend eine Rechnung im pdf-Format. Generell kann man zwischen der bildhaften Rechnung (Papier, pdf), der hybriden Rechnung (bildhafte + strukturierte Rechnung) und der rein strukturierten E-Rechnung unterscheiden. Eine bildhafte Rechnung ist die Rechnung die wir gewohnt sind, entweder per Post oder per E-Mail als pdf. Die hybride Rechnung ist z.b. ein pdf in dem die strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Die strukturierten Daten liegen z.B. im EDI/XML Format vor und sind rein in Datenverarbeitungsprogrammen verarbeitbar. (Ein Ausdruck dieser Daten macht keinen Sinn!)

 

Gesetzliche Regelung

Gemäß §11Abs. 2 UStG *2) hat der Unternehmer Rechnungen sieben Jahre, nach Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung eingegangen ist aufzubewahren. Dies gilt auch für die elektronische Rechnung. In diesen 7 Jahren müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Es muss gewährt sein dass die Daten beim Übertragen oder Abspeichern nicht Bearbeitet bzw. Manipuliert werden können. (=Revisionssicherheit)

Des Weiteren muss gewährt sein dass die Daten in der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sind. (In manchen Branchen sogar bis zu 30 Jahre!) Dieser Punkt ist speziell beim Umstieg von EDV-Systemen zwingend zu bedenken!

Diese Anforderungen sind für Versender und Empfänger zwingend. Der Papierausdruck kann zusätzliche angefertigt werden genügt aber nicht dem Gesetzgeber!

 

Arten der Revisionssicheren Archivierung

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten die Daten zu Archivieren. Eine komfortable Lösung ist die Archivierung bei einem Dienstleister, aber hier sei gewahrt: Gegenüber dem Finanzamt haftet IMMER der Unternehmer, d.h. sollte der externe Dienstleister die Daten nicht korrekt aufbewahren können Sie die Verantwortung nicht abgeben!

Eine weitere Möglichkeit ist das Abspeichern auf einem Datenträger (wie z.B. Festplatte, DVD, Blue-Ray, etc.) Dies schützt aber nicht für der Bearbeitung bzw. Manipulation! Daher muss hier ein besonderer Augenmerk auf das Vorhandensein einer digitalen Signatur gelegt werden, dies schützt vor Manipulation der Daten.  Werden die Daten auf einem Datenträger gespeichert so ist IMMER auf ein ordentliches Backup der Daten zu achten!

Noch eine Möglichkeit ist die Ablage der Daten in einem Archivierungssystem. In Archivierungssysteme sind z.B. Änderungen an Dokumenten leicht nachvollziehbar und haben noch viele weiteren Vorteile die Sie z.B. in unserem Artikeln über Alfresco finden. Ist Ihre EDV-Anlage gut aufgestellt so wird das Archivierungssystem auch mit Ihrer Backupstrategie mitgesichert und Sie brauchen sich um die Datensicherung nicht kümmern.

 

*1) Handbuch für die elektronische Rechnungsstellung in Österreich 2. Auflage Oktober 2009 WKO

*2) BGBl. I Nr. 99/2007

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