E-Mail Archivierung?

Leider sind die entsprechenden Richtlinien bzg. E-Mail Archivierung nicht ganz transparent und klar ausgelegt. Dies führt dazu das viele Unternehmen dieses Thema komplett außer Acht lassen. Ein großer Fehler! Zum einen besteht die Pflicht E-Mails aufzubewahren, also zu Archivieren. Zum anderen wird durch diese Pflicht der große Vorteil von E-Mail Archiven übersehen.

 

Betrachten wir doch zu Beginn einmal die Vorteile von einem professionellen E-Mail Archiv

Ein professionelles E-Mail-Archiv sollte mehr können als die E-Mails nur rechtskonform abzulegen. Seien wir uns mal ehrlich wie viel Zeit geht mit der Suche von E-Mails täglich verloren? Wie viel Zeit müssen Sie und Ihre Mitarbeiter täglich für das organisieren Ihrer neuen E-Mails in Ordnern und Subordnern aufwänden. Unterm Strich sind wir schon der Sklave des E-Mail-Systems.

Mit dem richtigen Tool muss das nicht sein. Sie haben in Ihrem Mailprogramm nur mehr die E-Mails die wichtig sind und die Sie für die aktuelle Bearbeitung der Geschäftsfälle benötigen. Aller anderen E-Mails löschen Sie sofort. Sie wissen ja - jedes E-Mail befindet sich in Ihrem Archiv und kann super leicht wiedergefunden werden!

Da ein Kernbereich von einem professionellen E-Mail-Archiv das wiederfinden von E-Mails ist, haben Sie hier auch viel mehr Möglichkeiten E-Mails wieder zu finden anstatt wie gewohnt in Ihrem Mail Programm die E-Mails zu suchen (und meist nicht immer zu finden).

Durch entsprechende Unternehmensweiter Richtlinien und den entsprechenden Rechtemanagement im Mail-Archiv sind Mitarbeiteraustritte kein Problem mehr. Wie handeln Sie es dzt. wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Meist sind dann alle E-Mails futsch und Sie können die Korrespondenz zu Ihrem Kunden nur schwer nachvollziehen. Schluss damit wenn Sie mit einem E-Mail Archiv arbeiten.

Professionelle E-Mail Archivierungslösungen zaubern die Ordnung automatisch herbei. Noch dazu sind sie super leicht zu Bedienen und die Suche geht über den E-Mail Text weit hinaus. Hier werden auch angehängt Dokumente mit gescannt und scheinen auf der Suche auf.

Ein Beispiel für die indiziert Suche von angehängten Dokumenten

Ein Beispiel: Herr Müller von der Firma XYZ schreibt Ihnen eine E-Mail mit einem Angebot von einem Staubsauger als pdf. Sie wissen nicht mehr dass Sie das Angebot von Hr. Müller oder von der Fa. XYZ haben. Sie wissen nur mehr dass Sie vor ein paar Tagen ein interessantes Angebot zu einem Staubsauger erhalten haben und möchten dies nun wieder finden.

Normalerweise würden Sie in Ihrem Mailprogramm „Staubsauger“ als Suchbegriff eingeben und hoffen die E-Mail zu finden. Da Hr. Müller Staubsauger nicht im Betreff und auch nicht im E-Mailtext angegeben hat finden Sie über die Suche Ihr gewünschtes Dokument nicht. Nun können Sie jedes E-Mail von Hand durchgehen und hoffen dass Sie es so finden. Ein langwieriger Mechanismus welcher viel Ihre kostbare Zeit benötigt.

Mit einer Profi Lösung wie z.B. unserer profi-mail.at Lösung geben Sie unter der Suche einfach „Staubsauger“ ein. Unsere Archivlösung sucht nicht nur den Betreff und E-Mailtext ab sondern auch die angehängten Dokumente. Im Angebot von Hr. Müller welches als pdf angehängt im E-Mail abgelegt wurde steht das Wort „Staubsauger“ und erscheint somit bei den Suchergebenissen auf.

So einfach kann Finden sein – profi-mail.at!

Datensicherheit

Eine Datensicherung von E-Mails stellt Backupsystemen immer vor eine Herausforderung. Die lokale E-Mail Datei (z.B. PST) kann nur schwer im Backupkonzept mit aufgenommen werden, so ist meist der Benutzer selbst für die Sicherung verantwortlich, was unter Umständen zu größeren Problemen führen kann. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung haben Sie kein Problem mehr mit der Datensicherung Ihrer E-Mails. Diese liegen revisionssicher aufbewahrt auf Ihrem E-Mail-Archivserver und werden im täglichen Backupprozess mitgesichert.

 

Die Rechtlichen Aspekte

Aufbewahrungszeit

Die Aufbewahrungszeit von E-Mails hängt vom Inhalt ab. Geht es z.B. um steuerrechtlichen Inhalt so ist das E-Mail bis zu 7 Jahren aufzubewahren. Korrespondenzen mit anderen Geschäftspartnern sind meist mit 3 jähriger Aufbewahrungsfrist versehen. Wir empfehlen E-Mail generell 7 Jahre lang aufzubewahren, so sind Sie auf der sicheren Seite und der Speicherplatz für ein E-Mail-Archiv kostet nicht so viel Geld wie eine event. eine Verwaltungsstrafe oder das Nachsehen in einem event. Prozess vor Gericht.

Problemfall private E-Mails

In den meisten Betrieben sind private E-Mails auf das Firmenkonto geduldet weil nicht explizit Verboten. Bei einer E-Mail-Archivierungslösung werden aber auch hier die privaten E-Mails archiviert – es kann nicht unterschieden werden ob das E-Mail privat oder beruflich ist. Wir empfehlen daher die Spielregel für die E-Mails klar zu Regeln und Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit einzubeziehen und zu Informieren. Um ganz sicher zu seine holen Sie sich noch eine Rechtssicherheit bei Ihrem Rechtsanwalt ein.

Ablage Ihrer E-Mails

Die E-Mails müssen rechtskonform abgelegt sein. Viele meinen eine PST Datei wie etwa von Outlook zu Sichern (z.B. durch das tägliche Backup) würde ausreichen. Dem ist nicht der Fall! PST Dateien können manipuliert werden. Eine E-Mail-Archivierungslösung muss revisionssicher sein, d.h. Daten dürfen nicht geändert und gelöscht werden. JEDES E-Mail muss so archiviert werden wie es empfangen wurde! Unsere profi-mail.at Lösung beinhaltet eine volle rechtskonforme Archivierung Ihrer E-Mails!

Sollten Sie noch Fragen zum Thema E-Mail Archivierung haben so wenden Sie sich doch einfach an uns. Rufen Sie uns an oder schreiben eine E-Mail (support@chd.at) wir beraten Sie gerne!

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